Der PDCA - Zyklus beschreibt eine generische Vorgehensweise zur Optimierung von Prozessen, Produkten und Systemen in Unternehmen im Rahmen der Qualitätssicherung. Er wird synonym auch als Deming-Zyklus oder Deming-Rad bezeichnet, obwohl verschiedene Quellen darauf verweisen, dass es Walter Shewhart war, der den Zyklus als erster beschrieb. PDCA ist ein Akronym für die vier Phasen des Zyklus: Plan, Do, Check, Act. Der PDCA-Zyklus ist ein Standardwerkzeug in der Qualitätssicherung und der Qualitätsverbesserung im Rahmen des Qualitätsmanagements von Unternehmen. Auf Basis des PDCA-Zyklus wurden viele weitere Prozessmodelle entwickelt.
Der PDCA-Zyklus in Unternehmen
Anwendung findet der PDCA-Zyklus im Rahmen des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses von Unternehmen. Dabei ist er Fokus auf die Unternehmensprozesse gerichtet.
Die Grundstruktur der DIN EN ISO 9001:2015 ist in Anlehnung an den PDCA-Zyklus aufgestellt und soll den prozessorientierten Ansatz der Managementnorm hervorheben. Die Grundstruktur der DIN EN ISO 9001 wird auch als High-Level-Structure bezeichnet. Weitere Managementsystemnormen sind ebenfalls nach der High-Level-Structure aufgebaut.
In der Norm ist zu lesen, dass „Auf alle Prozesse und auf das Qualitätsmanagementsystem als Ganzes [...] der „Planen-Durchführen-Prüfen-Handeln“ -Zyklus (PDCA) angewendet werden [kann].“ (vgl. DIN EN ISO 9001:2015, Qualitätsmanagementsysteme – Anforderungen, S.12).
Der PDCA-Zyklus ist daher eng mit der Prozessorientierung in Unternehmen verbunden. Dabei ist es unerheblich, ob es sich um einen Produktionsprozess, einen Reklamationsprozess oder einen Akquise-Prozess handelt, oder ob die Verbesserung der Wirksamkeit des Qualitätsmanagementsystem betrachtet wird:
Der PDCA-Zyklus ist universell einsetzbar.
Da der PDCA-Ansatz generisch ist, kann er für jegliches Verbesserungsprojekt eingesetzt werden. Hier einige Beispiele:
- Reduktion von Ausschuss bzw. Nacharbeit
- Reduktion der Durchlaufzeit
- Verbesserung der internen oder externen Logistik
- Verbesserung des Service
- Kostenreduktion
- Verbesserung von Arbeitsplatzergonomie
- Verbesserung der Arbeitssicherheit
Die Phasen: Plan – Do – Check – Act
Plan
In der Planungsphase wird das Verbesserungsprojekt bestimmt. Folgende Tätigkeiten sind in der Planungsphase enthalten:
- Teambildung
- Auswahl des Verbesserungsprojekts
- Analyse des Ist-Zustands
- Ermittlung des Soll-Zustands (als messbares Ziel formuliert)
- Mehrere Lösungsalternativen suchen
- Bewertung der Alternativen
- Auswahl der besten Alternative unter Berücksichtigung des Aufwands
- Aufwandsabschätzung
Do
In der Umsetzungsphase wird der Lösungsweg aus der Planphase realisiert. Hier werden klassische Projektmanagementmethoden eingesetzt. Die Umsetzung mittels agiler Methoden hat in den letzten Jahren stark zugenommen. Während der Umsetzung ist die Bereitstellung von Ressourcen, wie Kapital, Mitarbeiter und Zeit zu gewährleisten. Die Umsetzung sollte durch einen Teamleiter koordiniert werden, der Aktionen nachverfolgt und das Verbesserungsprojekt vorantreibt. Es ist eine enge Abstimmung ist zwischen den Teammitgliedern nötig, insbesondere um auftretende Probleme bei der Umsetzung gemeinsam zu lösen. Eine sorgfältige Projektdokumentation kann als Wissensspeicher für zukünftige Projekte dienen oder im Falle eines Pilotprojekts für das Rollout im Unternehmen hilfreich sein.
Check
In der Prüfphase wird ein Soll-Ist-Vergleich durchgeführt und das Ergebnis bezüglich des Zielerreichungsgrads bewertet. Im Fokus steht die Frage, ob der Soll-Zustand mit den geplanten Ressourcen und in der geplanten Zeit erreicht wurde. Die Ergebnisse werden genau dokumentiert. Ohne messbare Zielgrößen aus der Planungsphase ist eine Prüfung der Zielerreichung nur schwer möglich. Daher sollten sowohl bei der Zieldefinition als auch in der Prüfphase wo immer möglich, quantitative Größen zur Bewertung herangezogen werden. Dies erfordert eine hinreichend gute Datenlage, die schon vor Projektstart kritisch betrachtet werden sollte.
Act
Hier heißt es Handeln! Nach Abschluss der Prüfung wird das Ergebnis kritisch bewertet. Es ergeben sich zwei Möglichkeiten:
- Das Projekt ist erfolgreich und die umgesetzten Maßnahmen können standardisiert und in das QM-System aufgenommen werden.
- Das Projekt ist nicht erfolgreich und die Planungsphase wird erneut gestartet, um die vorhandene Lücke zwischen Ist-Zustand und Soll-Zustand zu schließen. Der PDCA-Zyklus wird erneut durchlaufen.
Nach erfolgreichem Abschluss der Act Phase wird ein neues Verbesserungsprojekt mit Anwendung des PDCA Zyklus gestartet. Der PDCA Zyklus wiederholt sich somit kontinuierlich und ist daher ein wichtiges Werkzeug zur kontinuierlichen Verbesserung eines QM-Systems.