Interne Audits - Potenziale aufdecken

Wie stehen Sie zu internen Audits? Sehen Sie die jährliche Auditierung durch eigene Mitarbeiter als lästiges Übel oder als Chance?

In diesem Beitrag stellen wir eine neue Sichtweise auf interne Audits vor. Das interne Audit kann viel mehr, als nur zu prüfen, ob Normforderungen passend zu den Anforderungen der Organisation umgesetzt werden. Das interne Audit kann gezielt Verbesserungspotenziale aufdecken. Allerdings sind dazu ein paar grundlegende Voraussetzung und das richtige Team nötig.

Interne Audits gehören zum Qualitätsmanagement und sind eine Forderung der ISO9001. Sie werden auch als First Party Audits bezeichnet. First Party Audits können durch eigene Auditoren oder beauftragte Dienstleister durchgeführt werden. Nach ISO 9001:2015 Kapitel 9.2 "Interne Audits" verfolgen interne Audits drei Ziele. Es soll geprüft werden, ob

• das QM-System die Anforderungen der Norm selbst erfüllt.
• das QM-System die Anforderungen der Organisation erfüllt.
• das QM-System wirksam ist und aufrechterhalten wird.

Weiterhin fordert die Norm die Erstellung von Auditplänen inklusive der Auditkriterien, sowie die Dokumentation, Umsetzung und Kontrolle der Korrekturmaßnahmen. Je nach Größe der Organisation können interne Audits somit erheblichen Aufwand erzeugen, der den Übereinstimmungskosten zuzuschreiben ist. Diese Kosten entstehen unabhängig davon, ob das Audit als lästiges Übel abgetan wird, oder ob die Organisation das Audit aktiv einsetzt, um Verbesserungspotenziale aufzudecken. Durch die aktive Nutzung von Verbesserungspotenzialen wird somit auch teilweise den ISO 9001 Forderungen aus Kapitel 10.1 "Verbesserung" Rechnung getragen.

Richtig genutzt, sind interne Audits ein mächtiges Werkzeug zur Kostensenkung und Qualitätsverbesserung.

Das richtige Mindset

Entscheidend für den Erfolg von internen Audits ist die Auswahl und Schulung interner Auditoren.

• Finden Sie heraus, welche Mitarbeiter wirklich Spaß an der Durchführung von Audits haben.
• Finden Sie heraus, welche Mitarbeiter den richtigen Mindset mitbringen, um das interne Audit positiv und motiviert umzustzen.
• Setzen Sie Ihre Führungskräfte darauf an, potenzielle (neue) interne Auditoren zu finden.
• Geben Sie auch neuen Mitarbeitern die Gelegenheit, sich im Auditteam einzubringen.

Neben starken analytischen und sozialen Fähigkeiten ist eine gehörige Portion Neugier wichtig, um Abläufen auf den Grund zu gehen. Eine positive Einstellung und die Überzeugung, dass interne Audits wichtig sind, spüren auch die auditierten Mitarbeiter.

Fähigkeiten

Scannen Sie Ihr Unternehmen nach geeigneten Kandidaten als Auditoren. Der Erfolg und somit auch der Return on invest hängt maßgeblich davon ab, welche Mitarbeiter Sie in die Audits schicken. Auditoren sollten kommunikativ, analytisch und unparteilich sein. Doch das sind nur die Hard-Skills. Viel herausfordernder ist es, Mitarbeiter mit den richtigen Soft-Skills zu finden. Halten Sie nach Mitarbeitern mit folgenden Charakterzügen Ausschau:

• neugierig
• optimistisch
• tatkräftig
• kommunikativ
• motiviert
• innovativ

Die richtigen Mitarbeitern an Board Ihres Audit Teams sind der Grundstein für erfolgreiche interne Audits. Eine Sichtung der vergangenen Auditberichte kann Aufschluss darüber geben, welchen Beitrag die internen Auditoren zur Verbesserung bisher geleistet haben.

Auditziele

Wie in der Einleitung beschrieben, verfolgen interne Audits drei Ziele. Analysieren wir diese Ziele kurz hinsichtlich der Potenziale.

Die Erfüllung von Normforderungen ist in erster Linie ein Nachweis der Konformität. Hier muss die Frage beantwortet werden, ob alle auf das Unternehmen zutreffende Forderungen erfüllt sind. Es bietet die Chance, Abweichungen in Prozessen und Dokumenten zu erkennen und zu beheben. Hat das Unternehmen ein individuelles, maßgeschneidertes QM-System, dann sind in diesem Bereich wenig Chancen für relevante Verbesserungen zu finden.

Die Erfüllung von Anforderungen der Organisation ist ein Nachweis, dass das Qualitätsmanagementsystem in seiner aktuellen Ausprägung für die Organisation geeignet ist. Hier werden generelle Anforderungen der Organisation mit dem aktuellen QM-System verglichen und geprüft, ob das System den Anforderungen gerecht wird. So kann etwa eine strategische Neuausrichtung die Anpassung des QM-Systems erfordern. Wenn sich herausstellt, dass in diesem Bereich Nichtkonformitäten vorhanden sind, stellt die Beseitigung dieser keine wirkliche Verbesserung dar. Es ist nur die Behebung einer eingetretenen Verschlechterung.

Ähnlich verhält es sich mit der Prüfung der Wirksamkeit des QM-Systems. Stellt sich heraus, dass das QM-System nicht wirksam ist, ist mit erheblichen Einschränkungen der Leistungsfähigkeit der Organisation zu rechnen. Hier lassen sich zwar Verbesserungspotenziale aufdecken, allerdings führen entsprechende Korrakturmaßnahmen nur zur Beseitigung vorhandener Mängel in Prozessen und Dokumentationen. Diese Mängel sollten allerdings bei einem funktionierenden System gar nicht vorhanden sein.

Potenziale aufdecken

Weitaus mehr Potenzial bieten die Firmenziele. Ziele werden i.A. durch das Management definiert und nach der SMART Regel formuliert (Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch, Terminiert). Ziele werden durch entsprechende Strategien umgesetzt. Was spricht dagegen, die aktuellen Strategien im internen Audit zu berücksichtigen?

Die Geschäftsleitung kann je nach Unternehmenssituation verschiedene Schwerpunkte für interne Audits vorgeben. Hier ein paar Beispiele, was sich zu hinterfragen lohnt:

• administrative Prozesse
• Kommunikationswege
• vorhandene Dokumentationen
• Arbeitsweisen
• eingestzten Werkzeuge
• vorhandene Schnittstellen
• eingestzte Software

Insbesondere durch die Digitalisierung lassen sich viele Tätigkeiten auf den Prüfstand stellen, die zu den Best Practices der vergangegen Jahre gehörten. Die richtigen Auditoren im Einsatz ermöglichen die Aufdeckung von erheblichen Verbesserungspotenzialen.

Kultur

Offene Gespräche mit Mitarbeitern aus dem Shopfloor können wertvolle Informationen über Ineffizienzen in der Leistungserstellung liefern. Eine auf Offenheit und Akzeptanz ausgerichtete Fehlerkultur erleichtert es Mitarbeitern offen über Fehler und Misserfolge zu sprechen. Eine offene Kultur regt auch an, über Verbesserungen zu sprechen.

Es liegt an der Geschäftsführung und den Führungskräften das interne Audit als Chance für Verbesserungen zu kommunizieren. Aus den Korrekturmaßnahmen der internen Audits sollten Verbesserungsprojekte werden, die volle Unterstützung der Geschäftsleitung genießen. Feiern Sie die umgesetzten Verbesserungen der vergangenen Audits, indem Sie diese in Newsletter oder auf Betriebsversammlungen hervorheben. Ziehen Sie mit Ihrer Begeisterung die Mitarbeiter mit sich.

Schicken Sie dann das richtige Auditorenteam ins Rennen. Der Erfolg wird Ihnen sicher sein.

Fragen?

Q-FUTURE unterstützt Sie gerne bei der Erstellung Ihrer internen Auditstrategie und der Schulung Ihrer Mitarbeiter. Wir bilden Ihre Mitarbeiter zu Auditoren mit dem Blick für das Wensentliche aus. Lassen Sie sich kostenfrei beraten und kontaktieren Sie uns unter Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!.