Digitalisierung durch Corona?

Seit vergangener Woche liegt der Corona Schatten über Europa. Exponentiell steigende Infektionen, erste Todesofper in Deutschland, geschlossene Grenzen und der Dax im freien Fall. Spätestens seit dieser Woche sind die Konsequenzen der Corona Pandemie bei jedem angekommen. Auch bei den kleinen und mittleren Unternehmen. Der Einzelhandel wird ab Mittwoch, den 18.03.2020 weitgehend lahmgelegt. Restaurants dürfen nur noch in der Zeit von 6:00 Uhr bis 18:00 Uhr öffnen, Bars bleiben geschlossen. Das öffentliche Leben steht kurz vor dem totalen Shutdown. Nach Aussage von Spezialisten im Bereich Medizin und Virologie ist die Minimierung von sozialen Kontakten der einzige Weg, die Verbreitung des Corona-Virus zu verlangsamen. Doch die Einschränkung des öffentlichen Lebens auf ein Minimum hat weitreichende Konsequenzen für die Wirtschaft, insbesondere für kleinere Unternehmen. Plötzlich wird jedem bewusst, was für ein sensibles System Bevölkerung, Infrastruktur und Wirtschaft bilden. Ein System, dass angreifbar ist.

Risiken und Nebenwirkungen

Kleine Unternehmen, wie lokale Dienstleister, sind in diesen Zeiten am stärksten bedroht, da ihre Liquidität ohne entsprechende Umsätze dahinschmilzt. Für viele Unternehmen kann die Corona Krise das Aus bedeuten. Besonders gefährdet sind Einzelhändler, die bisher auf Online Lieferservice verzichtet haben. Kleine Industrieunternehmen, die bis dato immer noch Papierakten wälzen, verlieren ihre Handlungsfähigkeit, je stärker die Einschränkungen des öffentlichen Lebens werden. Im Falle einer häuslichen Quarantäne für alle, die nicht zur Aufrechterhaltung des öffentlichen Lebens beitragen, werden diese Unternehmen gänzlich handlungsunfähig. Dies ist der geeignete Zeitpunkt, den eigenen Grad der Digitalisierung zu bestimmen und kritisch zu hinterfragen.

Online Dienstleister hingegen, deren Produkte aus digitalen Services, digitalen Produkten und Beratungsleistungen bestehen, können wie gewohnt im Home Office weiterarbeiten. Sie werden die Unsicherheit des Marktes natürlich auch zu spüren bekommen, doch sie bleiben handlungsfähig, auch wenn es zu einem vollkommenen Shutdown kommt.

Kultur & Home Office

Es ist bekannt, dass junge und innovative Unternehmen eine andere Einstellung zum Thema "Home Office" haben, als klassische, konservative Unternehmen. Digitalisierte Unternehmen können viel einfacher auf Home Office Lösungen ausweichen, als Unternehmen, die bezüglich Digitalisierung auf den hinteren Rängen stehen. Der Arbeitsmarkt, der sich langsam aber sicher mit Spezialisten der Generation Z füllt, schreit schon lange nach Selbstbestimmung bei der Zeiteinteilung und flexiblen Arbeitszeiten, sowie der Möglichkeit im Home Office zu arbeiten.

Der finanzielle und organisatorische Aufwand, Home Office für alle Mitarbeiter möglich zu machen, scheint nie das Problem gewesen zu sein. Das Problem ist die Unternehmenskultur des Misstrauens, die sich wie ein roter Faden von der obersten Leitung über alle Instanzen zu den Stellen hindurchzieht.

Doch nun scheint die richtige Gelegenheit gekommen, das Thema Vertrauen in Angriff zu nehmen. Plötzlich müssen wir Vertrauen, um weiter arbeiten zu können. Motiviert von äußeren Umständen und Existenzängsten, werden plötzlich halbgare Lösungen operationalisiert, damit das Unternehmen überlebt. Plötzlich ist Home Office selbst in konservativen Organisationen möglich. Mitarbeiter sind mit der neuen Situation im Homeoffice überfordert und müssen sich erstmal zuhause organisieren und ihre Gewohnheiten anpassen.

Dabei hätte es so einfach sein können, wenn man in den letzten Jahren Prozesse und Infrastruktur Schritt für Schritt auf Digitalisierungs-Kurs gebracht hätte. Wenn man die Mitarbeiter zum selbstständigen und autonomen Arbeiten hin geführt hätte. Wenn man den Mitarbeitern mehr Freiraum eingeräumt hätte.

Cloud, Groupware, SaaS

Für viele nicht digitalisierte Organisationen sind Datenbanken schon ein Fremdwort. Bei der näheren Betrachtung der Möglichkeiten, welche die digitale Transformation bereitstellt, stehen plötzlich Begriffe wie Cloud, Groupware, KI und Software-as-a-Service im Raum. Das ist vielleicht zu viel für die ersten Berührungspunkte mit digitaler Arbeit. Dabei ist es kein Hexenwerk, die tägliche Koordination der Arbeit mithilfe von digitalen Technologien zu organisieren. Für die Organisation bringt die digitale Transformation eine Reihe von Chancen:

• Vermeidung von Doppelarbeiten
• Vermeidung von Transaktionsfehlern
• Nahezu lückenlose Dokumentation
• Aufbau eines teilweise automatisierten Qualitätsmanagementsystems
• Erfahrungssicherung
• Automatische Effektivitäts- und Effizienzbetrachtungen, sowie Reporting
• Beschleunigung & Rationalisierung von Prozessen
• Automatisierung von manuellen Routineaufgaben
• Datenverfügbarkeit und Flexibilität

Eine Digitalisierung der Kernprozesse ist dazu nicht einmal zwingend erforderlich. Allein durch die Digitalisierung von Arbeitsorganisation und Kommuniation durch Standardsoftware und Groupware lassen sich erhebliche Einsparungen bei gleichzeitiger Verbesserung der Qualität erzielen.

Digitale Transformation

Digitale Kompetenz geht weit über die Bedienung eines Rechners oder eines mobilen Endgerätes hinaus. Digitales Arbeiten fordert ein höheres Maß an Disziplin eines jeden Mitarbeiters.

Natürlich ist die Einrichtung entsprechender digitaler Kommunikationsmittel nicht von heute auf morgen vollzogen. Aber auch das ist kein technisches Problem. Wenn Mitarbeiter noch nie von zuhause aus autonom gearbeitet haben, dann ist mit Verunsicherung zu rechnen. Die Verunsicherung ist umso stärker, je ausgeprägter das Mikro-Management der verantwortlichen Führungskräfte ist. Es gilt das Mirko-Management abzulegen und die Autonomie der Mitarbeiter zu fördern. Instanzen müssen fähig sein, Entscheidungen zu delegieren und Verantwortung abzugeben.

Bei der Delegation kann die Digitalisierung unterstützen. Digital abgebildete Prozesse fördern die Fähigkeit der Mitarbeiter, selbstständig Entscheidungen zu treffen. Z.B. durch

• Digitale Wissensdokumentation, die von jedem Ort der Welt verfügbar ist (Unternehmens Wikis, Datenbanken)
• Zugang zu abgeschlossenen, vergangenen Fallbeispielen (Reklamationen, Bestellungen, Störungen, usw.)
• Abbildung von Prozessen durch individuelle Software Lösungen (Z.B. 8D-Report Werkzeuge, ERP Systeme, Produktionsplanungssysteme, usw.)
• Digitale Dokumentation von Prozessen (OneNote, Datenbanken, Groupware)
• Fehlervermeidung durch automatische Plausibilitätsprüfungen (Eingabemasken, Visualisierungen)

Mit steigender Verantwortung werden Mitarbeiter verstärkt in die Geschäftsvorgänge eingebunden. Sie identifizieren sich stäker mit den übertragenen Aufgaben und arbeiten motivierter.

Corona Krise als Chance

So dramatisch die aktuelle Lage auch zu sein scheint, wir können als Gesellschaft und Wirtschaftsgemeinschaft daraus lernen. Unternehmen, die aktiv Risikomanagement betreiben, haben für eine solche Situation vorgesorgt. Alle anderen Unternehmen werden spätestens nach der Krise damit beginnen.

Für viele Organisationen ist die Situation in Corona-Zeiten ein Sprung ins kalte Wasser. Plötzlich müssen Entscheidungen innerhalb von Stunden getroffen werden, für die in der Vergangenheit zahlreiche Management Meetings und wochenlanges Diskutieren nötig waren. Es wird an der Zeit, ewiges Überdenken und Diskutieren abzulegen und auf die Umweltereignisse zu antworten.

Es ist Agilität gefragt.

Agilität bedeutet, die Unsicherheit des Marktes fest in die Unternehmenspolitik zu verankern. Organisationen, die in heutigen Zeiten agile Kompetenzen haben, haben es deutliche leichter, sich an die Situation anzupassen. Mit dem richtigen Grad an Digitalisierung, gepart mit agilen Arbeitsmethoden, lassen sich erhebliche Effizienzsteigerungen erzielen. Und das nicht nur in Zeiten von Corona. Vielleicht können wir ja aus dieser Erfahrung lernen.

Mehr Informationen findest Du in unserem Beratungsangebot zum Thema digitale Transformation.